Project Cycle Management
Le metodologie della progettazione
Questo articolo è tratto dal nostro Piccolo erbario della progettazione – appunti per ideare e collaborare nel sociale che potete scaricare gratuitamente QUI
Mi occupo di progettazione sociale e ho un master in Gestione di Imprese Sociali. Lavoro in Fondazione Caritro nell’area Attività Istituzionale e nell’Ufficio Svolta mi occupo di accompagnare le organizzazioni del territorio nella strutturazione delle loro idee progettuali e nella scelta dei finanziamenti.
Ogni progetto ha un ciclo di vita: prende avvio e si sviluppa seguendo diverse fasi. Il Project Cycle Management (PCM) è una metodologia di lavoro che prevede il coinvolgimento degli attori chiave fin dalle prime fasi: in questo modo gli interventi possono essere più efficaci e sostenibili, in grado di rispondere in modo concreto e mirato alle reali esigenze del gruppo dei beneficiari, ancorati a un contesto ben delineato. IL PCM permette di seguire la gestione del progetto in tutte le sue fasi e si fonda su una logica di progettazione per obiettivi. Infatti, per quanto progettare per obiettivi possa sembrare scontato, nella pratica non lo è e spesso si tende a confondere i fini con i mezzi e a progettare per attività. La rappresentazione del PCM è volutamente “semplice e lineare” perché risponde alla necessità di rendere chiara la logica di ragionamento. Nella realtà sappiamo che non esiste nulla di semplice e lineare e che il lavoro del buon progettista è proprio quello di saper affrontare la complessità della realtà e trovare soluzioni che siano condivise e che apportino innovazione.
Il ciclo di vita del progetto
Il ciclo comincia con l’identificazione di un’idea da sviluppare in un piano di lavoro che possa essere realizzato e valutato. L’idea progettuale va approfondita attraverso il coinvolgimento dei diversi attori, alcuni dei quali assumono un ruolo cruciale, ciò permette di acquisire e condividere informazioni importanti affinché l’idea progettuale possa prendere forma e possa svilupparsi in modo coerente rispetto alle questioni che si intendono affrontare e alle aspettative di tutti, arrivando così a definire obiettivi chiari e condivisi e soprattutto raggiungibili e valutabili. La fase finale è sempre quella della valutazione che chiude il ciclo ed è un tassello fondamentale da cui trarre importanti lezioni per le progettualità future, oltre che per indurre un’organizzazione a riflettere sul proprio operato. Generalmente le fasi del ciclo di vita del progetto sono sei e vengono rappresentate così:
Il ciclo di vita di un progetto
La programmazione: è la fase in cui vengono definiti gli obiettivi politico-istituzionali dell’organizzazione o della rete, partendo da un’analisi del contesto e del settore in cui opera. In questa fase vengono individuate le principali questioni su cui l’organizzazione intende intervenire coerentemente con la propria Mission. Vengono quindi sviluppate delle linee strategiche che contengono le prime ipotesi di intervento. Le strategie vengono sviluppate sulla base delle esperienze passate (valutazione) con il coinvolgimento degli stakeholder interni e attraverso un confronto con gli altri attori significativi del territorio, in modo che ci sia coerenza rispetto al quadro generale degli interventi e vengano ben focalizzate le priorità di intervento.
L’identificazione: le idee progettuali abbozzate nella fase precedente vengono sottoposte ad ulteriori approfondimenti attraverso momenti strutturati di coinvolgimento e confronto con beneficiari e gli eventuali partner. Viene approfondito il contesto: il territorio, il tema, gli attori, le risorse, il tempo e le problematiche che si intendono affrontare, cominciando ad abbozzare le possibili soluzioni che verranno selezionate in base alla loro reale pertinenza.
La formulazione: è la fase in cui le idee selezionate nella fase di identificazione diventano dei progetti veri e propri. Le idee progetto vengono sviluppate in piani di lavoro: vengono focalizzati e definiti gli obiettivi e i risultati attesi, le attività vengono dettagliate definendo così il tempo necessario per la realizzazione del progetto e il budget economico-finanziario. Viene anche definita la governance del progetto, ossia resa esplicita la responsabilità e il ruolo di ciascun partner. Questo lavoro permette di valutare la fattibilità dei progetti e di redigere un documento di progetto dettagliato pronto per passare alla fase successiva, che è quella del finanziamento.
Il finanziamento: è la fase in cui vengono ricercate le risorse economiche necessarie a realizzare le attività descritte nel progetto sottoponendolo alla valutazione di uno o più enti finanziatori.
La realizzazione: una volta recuperate le risorse, possono essere avviate le attività previste dal progetto. Con l’avvio del progetto avranno inizio anche tutte quelle attività di coordinamento, monitoraggio e valutazione in itinere che sono fondamentali per garantire il raggiungimento degli obiettivi e quindi l’esito positivo del progetto.
La valutazione: è la fase che chiude il ciclo del progetto e permette di valutare se gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti. Inoltre, la valutazione non solo chiude il ciclo di progetto ma lo alimenta in modo che un nuovo ciclo possa prendere avvio, partendo dalle importanti lezioni apprese dalla chiusura e valutazione dei precedenti progetti.