Team Alignment Map

Qual è il fattore che più mette in difficoltà i gruppi di lavoro di organizzazioni diverse? La poca chiarezza.

Succede perché spesso non tutti i partner o gli operatori sociali delegati conoscono il progetto, ma anche perché ogni realtà porta con sé una cultura organizzativa con modalità, tempi e strumenti di lavoro differenti.

Queste sono diversità che possiamo considerare generative e che permettono di aumentare l’impatto dei progetti. Le relazioni e i gruppi però, necessitano di chiarezza. Come si possono trovare modalità collaborative?

La Team Alignment Map, o più brevemente TAM (2021, strumenti ad alto impatto per il lavoro in team, edizioni LSWR), è uno strumento di allineamento ideato da Stefano Mastrogiacomo, designer e consulente di management, ed è utile per un team di progetto che si avvia a gestire un progetto finanziato o co-progettato insieme.

È composto da quattro pilastri e altrettante sezioni di Canvas, che servono ad analizzare e approfondire:

• gli obiettivi comuni

• gli impegni dei membri del gruppo

• le risorse necessarie

• i rischi

La TAM può aiutare un nuovo team o chi si occupa della “governance” del progetto (project manager, responsabile della comunicazione, responsabile della rendicontazione amministrativa e tecnica e dai soggetti partner a geometria variabile) a descrivere in maniera chiara gli obiettivi del progetto: è un passo fondamentale per aiutare le persone ad immaginare un esito positivo e a generare il desiderio personale di dare un contributo.

Nella fase di preparazione

• Consideriamo un tempo minimo di 2 ore

• Se l’attività si svolge in presenza procuriamoci post-it e pennarelli per ogni partecipante

Come si svolge l’attività

1. Descriviamo gli obiettivi comuni

Che cosa vogliamo raggiungere insieme, concretamente?

Può essere questa la domanda guida per allineare gli obiettivi (i traguardi misurabili), le azioni (il piano delle attività), le attività (le cose da fare), i compiti (parti di azioni da co- progettare), i pacchetti di lavoro (lavoro assegnato a una persona), i risultati e i prodotti e servizi. La TAM è uno strumento semi strutturato, pensato per far collaborare i partecipanti ad un progetto. Si consiglia di non andare oltre i tre obiettivi. È pensata per aiutare il gruppo ad allinearsi sui temi chiave del progetto, se servono altri livelli di dettaglio si possono usare altri strumenti di project management.

2. Descriviamo gli impegni comuni

Continuando verso destra si può esplorare l’area degli impegni comuni, seguendo queste domande guida: chi farà cosa? Chi si impegna a fare cosa?

Come lavoreremo insieme? Quale è il ruolo di ciascuno?

Per cominciare possiamo scrivere i nomi e i ruoli all’interno del progetto.

3. Descriviamo le risorse

Accanto agli impegni ci sono le risorse comuni. Tutte le attività umane hanno bisogno di tempo, capitali, attrezzature, e stimare e negoziare risorse è necessario per raggiungere gli obiettivi. Le risorse devono poi essere allocate, cioè rese disponibili.

Usiamo quindi la terza colonna della TAM per fare una check-list delle risorse necessarie, partendo da queste domande guida:

• Di cosa abbiamo bisogno?

• Che cosa bisogna rendere disponibile o acquistare?

Una check-list potrà contenere elementi di natura diversa, ma è importante descriverli in modo specifico, ad esempio: “1 pc, 3 materassini per sport in strada, processi aggiornati, assumere un responsabile della comunicazione, uno spazio dedicato al progetto, un budget di almeno 10k, un facilitatore della rete, ecc”.

Nel fare la check-list potremo considerare queste categorie di risorse:

• Persone: staff di progetto, ore lavoro, competenze e training e motivazione;

• Materiali di consumo;

• Attrezzature e strumenti necessari;

• Tecnologia;

• Organizzative: processi, supporto, decisioni, governance di progetto;

• Informazioni: documenti, dati, diritti di accesso;

• Finanziari: budget, contante, credito;

• Legali: copyright, brevetti, permessi, contratti.

L’attività di quantificare le risorse e dare loro un nome è importante per aggiungere concretezza al progetto e avere un approccio realistico all’interno del team. Le check-list sulle risorse sono inoltre utili per allineare il gruppo e rivedere magari il budget a disposizione (es. richiesta rimodulazione ad un finanziamento di una fondazione o europeo) alla luce degli obiettivi e impegni comuni.

4. Descriviamo i rischi

L’ultima colonna della TAM è dedicata ai rischi e possiamo iniziare a compilarla seguendo queste domande guida:

• Che cosa può impedirci di farcela?

• Quale è lo scenario peggiore?

• Quali sono i problemi, le minacce, i pericoli che possono impedire il raggiungimento degli obiettivi comuni?

• Quali sono le paure?

• Che cosa ci porterebbe a considerare un piano B?

Tutti i progetti sociali hanno rischi, perché unici e incerti, perché sono pensati e concretizzati in contesti diversi e con beneficiari e capitale umano variabile.

I rischi non mappati possono creare ostacoli indesiderati difficili da gestire, possono avere un’incidenza negativa sui costi del progetto e a volte possono far fallire l’intero progetto.

Mappare i rischi comuni aumenta la consapevolezza all’interno del team e ci aiuta a capire cosa può ostacolare il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

La TAM, come descritto nel manuale di Stefano Mastrogiacomo, aiuta a ridurre i rischi di un progetto attraverso tre passi principali:

1. Identificazione del rischio magari segnando l’esposizione al rischio del progetto

se A= alta M= media B= bassa;

2. Analisi del rischio;

3. Mitigazione del rischio.

Di seguito, si riporta un esempio di utilizzo di una TAM, realizzata da Svolta per allineare un team misto di consiglio direttivo di operatori e volontari di un’associazione di volontariato per innovare la pianificazione e allineare tutto il gruppo sulla nuova missione.

Dal lavoro di allineamento l’organizzazione è riuscita a lavorare con due gruppi di lavoro distinti “finanza e amministrazione” e “progettazione”.

Un esempio di TAM compilata