Mappare i rituali del nostro gruppo di lavoro

Questo articolo scritto da Daniele Bucci è tratto dal nostro Piccolo erbario della progettazione – appunti per ideare e collaborare nel sociale che potete scaricare gratuitamente QUI

Per scaricare il modello del Canvas “Strumenti, modalità e rituali” e le istruzioni utilizzarlo, CLICCA QUI

INDICE:

I rituali sono più o meno consapevolmente presenti in gran parte delle nostre interazioni sociali: modificano i nostri comportamenti e le relazioni che intercorrono con le altre persone. Spesso non ne siamo consapevoli e diventano routine che avvalorano lo stato delle cose, per questo motivo è fondamentale introdurli consapevolmente nelle nostre organizzazioni.

Ma cosa sono i rituali di governance?

Possiamo definirli un insieme di procedure e pratiche formali e informali che vengono seguite da un’organizzazione per migliorarla: per esempio le riunioni periodiche, gli stand-up meeting, le retrospettive, ma anche le pratiche di presa di decisione o i sistemi di risoluzione dei conflitti, o altre ancora.

Analizzando questi processi possiamo inizialmente distillare una serie di principi che ci aiutano a distinguere cosa è o cosa non è rituale:

  • I rituali sono processi secondo i quali gruppi intenzionali di persone (team di lavoro, singole organizzazioni, reti di organizzazioni) si organizzano per cambiare e apprendere in relazione all’ambiente;
  • Non esistono strumenti senza processi – lo strumento è fondamentale, ma dipende da come viene usato – lo strumento abilita i processi che rendono possibile l’emergere dei rituali;
  • I rituali creano spazi/tempi in grado di accomunarci e allo stesso tempo favorire il germogliare diversità;
  • Un rituale senza apprendimento diventa routine, la routine può generare cambiamento, ma è automatizzata e non genera metacognizione.

Possiamo inoltre definire gli elementi ricorrenti all’interno dei rituali di governance:

  • Uno o più artefatti rituali;
  • Ruoli performativi interni al rituale (maestro di cerimonia, facilitatore);
  • Uno script del rituale;
  • Un obiettivo chiaro;
  • Una proposta di reale cambiamento individuale e collettivo;
  • Uno spazio sicuro per i e le partecipanti.

Ragionare su strumenti, modalità e rituali

Questo primo Canvas aiuta a fare brainstorming: usato per mappare l’esistente dentro e fuori il gruppo, può essere utile anche per visualizzare l’insieme di strumenti, modalità e rituali scelti dal gruppo in un determinato periodo.

I rituali sono processi evolutivi con cadenze definite che permettono ai gruppi di imparare e modificarsi. È importante fare attenzione, perché ogni organizzazione li contestualizza in maniera diversa, spesso è molto difficile fare ricerca sui rituali altrui, perché non vengono formalizzati esplicitamente. In questo caso sono d’aiuto l’esperienza interna ad altre organizzazioni e una buona dose di creatività interpretativa.

Nella fase di preparazione

• Se l’attività si svolge in presenza stampiamo il template o disegniamo la matrice su un foglio grande, che appenderemo al muro;

• Procuriamo post-it e pennarelli per i partecipanti;

• Consideriamo almeno 2 ore di tempo.

Canvas “Strumenti, modalità e rituali” Disegnato per voi con passione da Guglielmo Apolloni e Daniele Bucci

Come si svolge l’attività

1. Si parte dalle colonne: la sequenza di domande segue il processo di evoluzione dell’organizzazione e va dall’interno verso l’esterno, inizieremo quindi dalla domanda nella colonna più a sinistra. Ogni partecipante può dare più risposte alla stessa domanda, scriviamo ogni risposta su un singolo post-it (per poterle riorganizzare in seguito).

2. Rispondiamo a tutte le domande delle colonne:

• Come condividiamo un linguaggio comune?

Scriviamo ciò che durante il progetto ci aiuta a essere allineati, a comprenderci meglio. Cerchiamo di capire come da essere individui slegati abbiamo iniziato a condividere modalità comunicative, registri, senso condiviso nei costrutti linguistici e comunicativi. Come da elementi incoerenti stiamo diventando un sistema.

• Come prendiamo decisioni?

Scriviamo tutte le modalità che stiamo utilizzando nel progetto. Il tema decisionale è centrale e ricorrente, capiterà spesso di trovarsi di fronte ad una scelta e il gruppo dovrà avere consapevolezza su quali sistemi di potere soggiacciono e come questi si configurano nelle decisioni che vengono prese collettivamente. È fondamentale aggiungere però che non c’è un modello intrinsecamente migliore dell’altro, ogni modalità di decision making e ogni eventuale rituale annesso è giusto se consapevolmente scelto dall’organizzazione e se coerente con il contesto nel quale viene messo in pratica.

• Come abilitiamo le persone nell’esprimere il proprio meglio nel collaborare insieme?

Pensiamo alle leve che hanno funzionato durante il progetto, a come ha fatto emergere i risultati migliori dalle persone. Il rapporto fra individuo e gruppo è il sintomo vitale più importante per le organizzazioni. Se l’individuo è a proprio agio, è soddisfatto, è sereno, è stimolato, condivide i valori dell’organizzazione, allora potrà sicuramente fare la differenza, prendersi cura delle altre persone, del gruppo e dei progetti.

• Come condividiamo le risorse generate insieme?

Scriviamo ciò che usiamo durante il progetto per condividere ciò che sappiamo o produciamo. Creare non è tutto, spesso si rigenerano più volte documenti e schemi già esistenti, pensieri o discussioni che sono già avvenute, solamente perché i percorsi logici di archiviazione di informazioni sono differenti per ogni individuo. Questa domanda aiuta a creare i “metadati” con i quali ogni individuo dell’organizzazione potrà orientarsi fra le sue informazioni. Per alcuni gruppi di persone, questa domanda può riferirsi anche a risorse materiali o finanziarie, per le quali può essere necessario identificare strumenti e modalità di condivisione, o addirittura rituali.

• Come impariamo insieme?

L’esperienza dell’uno può riverberarsi sull’intera organizzazione e portare piacevoli innovazioni o enormi frustrazioni. Questa domanda aiuta a favorire circostanze nelle quali si possa apprendere dal passato, individuale e collettivo e trasformarlo in leve per migliorare presente e futuro.

• Come accresciamo il nostro peso politico?

Quest’ultima domanda ha a che fare con il rapporto fra l’organizzazione e il proprio ambiente: cerchiamo di capire quali relazioni e flussi avvengono dall’interno all’esterno, per capire se si sta avendo un impatto tangibile.

3. Al termine di ogni domanda raggruppiamo tutti i post che abbiamo scritto sulla colonna a cui si riferiscono e passiamo alla domanda successiva.

4. Passiamo poi alle righe: partendo dalla prima colonna, proviamo a riorganizzare i post-it suddividendoli per categoria e posizionandoli nello spazio della matrice.

• Rituali:

Qui possiamo spostare i post-it che si riferiscono ai rituali che già mettiamo in atto. Possiamo anche aggiungerne di nuovi, di altre organizzazioni. Per esempio: riunione periodica di staff; momento di “ringraziamento” interno allo staff ogni mese.

• Modalità:

Spostiamo qui i post-it in cui abbiamo mappato processi atomici, posture o sistemi che possono comporre o inglobare uno o più rituali. Spesso sono delle parti di rituali, ma che mancano della definizione scadenzata e contestuale del rituale. Per esempio, una modalità per prendere decisioni durante una riunione all’interno di un’organizzazione potrebbe essere condividere l’ordine del giorno nei giorni prima così da facilitare il processo, visto che tutti i membri sono aggiornati sulle questioni che verranno trattate; o anche sedersi in cerchio durante le riunioni per riuscire a vedersi.

• Strumenti:

Spostiamo qui i post-it in cui abbiamo mappato oggetti fisici, digitali o intangibili che supportano i gruppi nei loro processi e rituali. Potremmo scrivere per esempio email, Google Drive, WhatsApp, ma anche passaparola.

5. Aggiungiamo eventualmente altri post-it, mappando elementi aggiuntivi.

Fare una mappa dei rituali

Possiamo fare un ulteriore passaggio utilizzando il Canvas del Ritmo di Governance: è uno strumento simile a quello che abbiamo usato per costruire un set di rituali di gruppo, ma serve a capire la frequenza di utilizzo dei rituali all’interno della nostra organizzazione e a tenerne traccia visivamente. Compilandolo possiamo anche capire se alcune delle risposte che abbiamo dato in precedenza devono essere integrate.

Canvas “Ritmo di governance“

Scarica il Canvas "Ritmo di governance"

Nella fase di preparazione

• Procuriamoci il Canvas compilato di Strumenti, modalità e rituali: sarà la base dell’esercizio;

• Procuriamo post-it e pennarelli per ogni partecipante: saranno utili per duplicare alcuni contenuti in caso vogliamo lasciare l’altro Canvas così com’è;

• Consideriamo almeno 30 minuti per l’attività.

Come si svolge l’attività

1. Recuperiamo i rituali già mappati: prendiamo dal Canvas Strumenti, modalità e rituali i post-it nella prima colonna (o ricopiamoli) e spostiamoli nella colonna gemella nel Canvas Ritmo di Governance;

2. Distribuiamo i rituali nella colonna: ragioniamo come gruppo sulla frequenza con cui si verificano o utilizziamo i rituali mappati e spostiamoli nella colonna di conseguenza: più sono frequenti, più li posizioneremo vicino al titolo. Mettiamo nel fondo della colonna “all’occorrenza” quelli che utilizziamo senza una frequenza precisa;

3. Ripetiamo: le azioni dei punti 1 e 2 per le altre cinque colonne.

A questo punto abbiamo la mappa dei rituali in essere della nostra organizzazione.