Mappare le partnership

Questo articolo scritto da Marco Cau e Graziano Maino è tratto dal nostro Piccolo erbario della progettazione – appunti per ideare e collaborare nel sociale che potete scaricare gratuitamente QUI

Per scaricare il modello del Canvas “Partnership Project Canvas” e le istruzioni utilizzarlo, CLICCA QUI

INDICE:

• Introduzione
• Nella fase di preparazione
• Come si svolge l’attività

Mappare gli stakeholder è un punto di partenza, ma se vogliamo allargare il quadro e avere una visione ecosistemica del progetto su cui lavoriamo (o ci accingiamo a lavorare) occorre un’attività ad ampio spettro. Se il nostro obiettivo è riassumere e rendere visibili in una grande tela gli ingredienti costitutivi di un piano di lavoro, possiamo usare il Partnership Project Canvas: è uno strumento che prevede la collaborazione tra diverse organizzazioni, ed è stato messo a punto a partire dal più noto Business Model Canvas, pubblicato nel 2010 da Alexander Osterwalder e Yves Pigneur. In seguito è stato perfezionato e validato utilizzandolo in numerosi contesti formativi e consulenziali.

Il Canvas permette di avere uno sguardo d’insieme su tutti gli ingredienti costitutivi del progetto; visualizza le connessioni tra i vari campi, favorisce un approccio circolare alla costruzione del progetto, facilita la progettazione collaborativa, incentiva l’emersione di soluzioni creative. Il percorso di progettazione è un processo ricorsivo che l’utilizzo del Canvas può facilitare, dotare di carica innovativa, rendere più produttivo, collaborativo, divertente. È composto da quindici campi: fatto salvo quello relativo all’abstract di progetto (che rimanda al lavoro da fare dopo aver completato il Canvas), gli altri quattordici rappresentano gli ingredienti fondamentali che occorre utilizzare e miscelare nel processo di progettazione in partnership.

Come tutti i Canvas, anche questo è uno strumento che dobbiamo considerare flessibile, adattabile alle nostre specifiche esigenze. Non c’è un modo più giusto di usarlo, la cosa migliore è usarlo e capire come può essere più funzionale per noi, trovare il nostro personale modo di utilizzarlo. Ricordiamo anche che la compilazione di questo Canvas non sostituisce il formulario di progetto, o la scheda progetto, ma ne precede la redazione. Prima si elabora il Partnership Project Canvas, poi si scrive il progetto definitivo sul formulario da presentare in risposta ad un eventuale bando.

Il lavoro sul Canvas è collettivo, svolto da un gruppo di progetto che coinvolge persone di diverse organizzazioni: trovatevi, prendetevi il giusto tempo e godetevi lo strumento, divertitevi! Non basterà un incontro: noi suggeriamo di dare vita a un vero e proprio laboratorio di progettazione da sviluppare in una serie di almeno tre-cinque incontri, non troppo distanti l’uno dall’altro (per non perdere il filo del discorso) e non troppo vicini (per darsi il giusto tempo di riflessione, per raccogliere informazioni e per prendere i necessari contatti con altre organizzazioni e persone, tra una tappa e l’altra del percorso). In una prima fase, lavorate insieme in libertà, fate brainstorming, osate! Ci sarà il tempo, nelle fasi successive, di ricondurre le vostre elaborazioni alla concretezza di un progetto auto-sostenibile. Il Canvas serve anche a questo: tenere insieme sogno e realtà.

Nella fase di preparazione

• Troviamo un posto confortevole e accogliente per lavorare in gruppo. Serviranno un grande tavolo su cui appoggiare il Canvas (o una parete per appenderlo), sedie, possibilmente un angolo ristoro con acqua, caffè, the, bibite e generi alimentari.

• Prevediamo una giornata di lavoro full immersion, o comunque non meno di 3 ore.

• Valutiamo di poter mangiare insieme durante il lavoro, invece di optare per una dispersiva pausa pranzo. Nei momenti informali il confronto è libero e si possono sviluppare buone idee.

• Verifichiamo di avere una connessione a internet attiva, uno o più personal computer, un videoproiettore o una lavagna interattiva multimediale, fogli A4 per gli appunti, molti post-it colorati di forma rettangolare, nastro adesivo di carta, pennarelli colorati a punta media.

• Creiamo una cartella in Google Drive, o in un altro repository, in cui caricare le fotografie dei diversi stati di avanzamento del Canvas e articoli, link, documenti, appunti utili per proseguire il percorso di progettazione.

Come si svolge l’attività

1. Scriviamo titolo e data

Scriviamo su un post-it il titolo del progetto (che potrà evolvere nel tempo) e su un altro post-it la data. Attacchiamo entrambi i post-it sul Canvas.

2. Scegliamo un campo da cui iniziare la compilazione

Non c’è un campo prestabilito dal quale iniziare a lavorare, e non c’è un campo con cui chiudere il lavoro. Il Canvas non si compila (né si legge) dall’alto verso il basso, né da sinistra verso destra: il processo di elaborazione è disordinato, circolare, da svolgere a più mani, ed è necessario lavorare contemporaneamente su più aree per spostare velocemente la focalizzazione da un campo all’altro.

3. Familiarizziamo con i campi del Canvas

La disposizione dei campi nel Canvas non è casuale, è stata sviluppata in modo da favorire la costruzione di connessioni logiche e coerenti tra i diversi ingredienti: i colori del Canvas individuano insiemi di campi omogenei, sui quali vale la pena di svolgere un lavoro unitario e organico.

• In blu troviamo le aree legate all’esplorazione. In queste sezioni sfaccettiamo le condizioni del contesto. Quali punti di forza e di debolezza esprimono il territorio e la comunità? Quali opportunità emergono? Quali rischi? A quale problema o a quali problemi intendiamo fare fronte con il nostro progetto? Qual è l’idea alla base del nostro progetto in partnership?

• In arancione troviamo le aree legate alla collaborazione. Si fa riferimento al capitale sociale, mappiamo le relazioni formali o informali della nostra organizzazione dei partner. Quali beni relazionali (rapporti, interconnessioni, sinergie) possiamo mettere in campo? A partire dalla comunità di riferimento e dal capitale sociale, chi sono gli stakeholder del progetto? Definiamo: partner, alleati, competitor, facilitatori, fornitori, generatori di risorse. Inoltre, chi sono i nostri beneficiari diretti e indiretti? Quali organizzazioni sono coinvolte nel progetto e a che titolo?

• In verde troviamo le aree legate alla messa a fuoco del progetto, avendo a che fare con la declinazione puntuale del progetto in azioni e in attività, e con la forma di governance dell’iniziativa. Quali sono gli obiettivi trasformativi del progetto? Quali cambiamenti vogliamo conseguire? In quali azioni si sviluppa il progetto? In quali attività concrete si sviluppa ciascuna azione? In quali tempi intendiamo realizzare le diverse attività? Quale forma di governance immaginiamo per il progetto? Quale ruolo immaginiamo per il progettista? Quale ruolo immaginiamo per il responsabile della partnership? Come si compone il gruppo di lavoro e come si organizza?

• In giallo troviamo le aree legate alle energie e alle risorse necessarie per sviluppare il progetto, e il nodo dei canali per ottenere i necessari finanziamenti. Di quali risorse abbiamo bisogno per realizzare le azioni e le attività previste dal progetto? Di quali competenze professionali e volontarie? Di quali strumenti e attrezzature? Spazi? Materiali di consumo? Quali già possediamo e quali dobbiamo attivare? Quali sono, più precisamente, le tipologie di costo del progetto? Proviamo poi a quantificare i principali costi: personale, collaborazioni esterne, materiali di consumo e attrezzature, ecc… Facciamo delle ipotesi realistiche sulle possibili entrate: quali sono le tipologie di ricavo del progetto (es. crowdfunding, donazioni, sponsorizzazioni, vendita di prodotti o servizi)? Quali sono le possibili fonti di finanziamento (bandi pubblici e fondazioni)? In fucsia troviamo i campi che mettono al centro il tema della comunicazione. Narrare e rendere pubblico il percorso progettuale – sia in fase di progettazione, sia in fase di realizzazione, sia in fase di rendicontazione dei risultati – rappresenta un dovere di trasparenza, oltre che una grande opportunità di promozione dell’iniziativa e del partenariato. Elenchiamo i risultati attesi dal nostro intervento: i prodotti tangibili (beni) o fruibili (servizi) che intendiamo realizzare e gli impatti che prevediamo di produrre grazie al vostro progetto. Pensiamo alla narrazione del percorso progettuale; mettiamo a punto un piano di narrazione del progetto da sviluppare prima, durante e dopo la sua realizzazione. Come vogliamo comunicare il progetto? Con che mezzi? Con che stile?

4. Scegliamo un percorso di compilazione

I tracciati per muoversi sulla tela del Canvas sono molteplici e possono dare vita a diversi itinerari. Di seguito ne suggeriamo alcuni per iniziare, ma ogni gruppo di lavoro potrà crearne altri.

• Itinerario A: se vogliamo esplorare la dimensione relazionale del progetto

Contesto > Capitale sociale > Comunità di riferimento e stakeholder > Beneficiari diretti e indiretti

Analizziamo il contesto, sviluppiamo un percorso di ricerca-azione, verifichiamo la disponibilità di capitale sociale; torniamo nel contesto per allargare le sinergie e abilitare competenze, sviluppiamo nuove relazioni formali e informali; iniziamo a costruire una comunità di riferimento coerente, capace di sostenere il progetto che abbiamo in mente, elenchiamo gli stakeholder che popolano l’ecosistema, definiamo a che titolo i diversi beneficiari partecipano al progetto.

• Itinerario B: se vogliamo concentrarci sulla risoluzione di un problema

Contesto > Problema > Obiettivi > Risultati

Analizziamo il contesto, facciamone emergere i punti di forza e di debolezza, le opportunità e i rischi; individuiamo il problema o i problemi principali; definiamo gli obiettivi migliorativi e i cambiamenti da conseguire in relazione al problema o ai problemi focalizzati; prefiguriamo i risultati attesi: in che modo il problema o i problemi verranno superati grazie al progetto?

• Itinerario C: se vogliamo sfaccettare il percorso dall’idea alle azioni specifiche

Idea > Obiettivi > Azioni > Risultati

Mettiamo a fuoco l’idea idea e descriviamola sinteticamente; decliniamola, indicando i cambiamenti che vorremmo realizzare grazie al suo sviluppo; individuiamo un’azione progettuale in grado di raggiungere ogni obiettivo; decliniamo ogni azione in specifiche attività e descrivete i risultati attesi quantificabili di ciascuna.

Altri itinerari possono essere

• Azioni > Risultati > Narrazione > Abstract progetto

Se vogliamo collegare le attività agli obiettivi di comunicazione e far confluire tutto in un piano d’azione.

• Azioni > Risorse > Costi > Entrate

Se vogliamo concentrarci sulle attività del progetto e sulla loro fattibilità.

• Forma di governance > Azioni > Risorse > Costi > Entrate

Se vogliamo inglobare nel percorso precedente un discorso legato alla governance, al coordinamento delle reti di progetto.

5. Compiliamo un nuovo canvas per ogni sfaccettatura che vogliamo esplorare, ma conserviamo ogni versione.

6. Presentiamo ciò che abbiamo scritto

Alterniamo fasi di scrittura a momenti di condivisione e presentazione, incaricando un facilitatore di illustrare ciò che c’è sulla versione del Canvas che state guardando, in una sorta di speech pubblico può essere un momento di feedback interno, o potete invitare osservatori esterni, potenziali stakeholder, e raccogliere feedback su punti di forza e debolezza.

7. Conserviamo il Canvas compilato

Alla fine di ogni sessione di lavoro fotografiamo il Canvas, caricheremo poi le foto in una cartella condivisa. Durante le successive sessioni di lavoro potremo proiettare le fotografie delle versioni via via prodotte sia per visualizzare i passi avanti realizzati, sia per recuperare idee e soluzioni accantonate in precedenza.

8. Creiamo l’abstract di progetto

Infine riordiniamo e sviluppiamo il lavoro svolto in un abstract di progetto. In questo spazio proviamo a riposizionare gli elementi chiave riordinando in 7 post-it: l’idea, il contesto, i beneficiari, la rete di partner, gli obiettivi, le azioni e i costi.